Nya regler för kvitton från och med 1 juli 2024

Den 22 maj togs ett väldigt efterlängtat beslut av riksdagen – från och med den 1 juli 2024 slopas kravet på att spara all fysisk räkenskapsinformation. 

Att tvingas bevara stora mängder kvitton under flera år har länge krockat med digitaliseringen som sker fortlöpande i vårt samhälle, och de flesta av oss har nog länge tänkt att det är ett system som har stora förbättringspotential. Därför tror jag att man vågar påstå att det är en revolutionerande förändring, som kommer att spara både tid och pengar för våra företagare. 

Krav på att spara papperskvitton och fakturor slopas

Den 22 maj beslutade riksdagen att avskaffa krav på att bevara fysisk räkenskapsinformation i originalform, som tidigare behövts sparas i upp till 7 år i enighet med Bokföringslagen. Detta innebär att all räkenskapsinformation (exempelvis papperskvitton och pappersfakturor) inte längre behöver bevaras i sin pappersform, så länge materialet finns digitaliserat – en stor förbättring för företagare! Vänta dock lite med att kasta räkenskapsinformation - de nya reglerna börjar att gälla från och med den 1 juli 2024.

Vad innebär detta i praktiken?

I praktiken betyder detta att det nu är helt okej att fota, eller skanna in kvitton/fakturor som är daterade tidigast 1 juli 2024, och sedan återvinna pappren utan att bevara dem i arkiveringssyfte. Räkenskapsinformationen måste givetvis fortfarande sparas digitalt i 7 år, men då företag inte längre behöver spara enorma mängder fysiska papper så blir detta platsbesparande, men det beräknas även minska administration och kostnader drastiskt. Alla som någon gång arbetat administrativt vet hur tidskrävande det kan vara att ”jaga” kvitton, för att göra verifikationer och sedan förvara ofantliga mängder papper. 

För att dessutom sätta siffror på omfattningen av förändringen, så genomförde Svenskt Näringsliv en konsekvensanalys 2021, som studerade tid- och resursåtgång för administrativa processer som liknande regelkrav gett upphov till. Ett slopat krav på arkivering av räkenskapsinformation i ursprungsform skulle enligt analysen landa i en besparing på sammanlagt 3,9 miljarder kronor årligen för de 435 000 företag som omfattades av studien. I och med att betydligt fler än så är bokföringsskyldiga i Sverige så är vinsten troligtvis betydligt större. Studien visade även att reglerna inte är anpassade till digitala arbetssätt, som exempelvis remotearbete, eftersom räkenskapsinformation måste skickas med post från medarbetares bostäder, vilket varken är miljömedvetet eller tryggt.

Detta är en mycket efterlängtad förändring som många av oss jublar över! Förhoppningsvis är detta ett steg på vägen för att ännu fler väljer att slopa fysiska kvitton och fakturor, och att fler normaliserar digitala kvitton och olika sorters e-fakturor.