Personalhandbok - Varför ska företag ha en?

Arbete hemifrån, flextid, permitteringar, egen it-utrustning, it-säkerhet osv. I många företag har personalfrågor blivit väldigt aktuella. I och med det ser vi ett ökat intresse av företag som vill ha hjälp med sin personalhandbok.

Vad är en personalhandbok?

I alla företag finns regler och riktlinjer som ska följas – både formella och informella. Syftet med en personalhandbok är att den ska fungera som ett uppslagsverk där det är lätt att hitta svar på eller få en orientering om olika personalfrågor. Här samlar du gällande lagar, avtal, policys, riktlinjer och rutiner som gäller för ditt företag. Hanteringen blir då effektivare, och onödiga utredningar och diskussioner kan undvikas.

När är det läge att skapa en personalhandbok?

Det är bra att starta arbetet med en personalhandbok i tidigt skede av ert företagande. När företaget sedan expanderar och ni blir flera anställda kommer ni ha stor nytta av det här dokumentet. 

Bra saker att tänka på innan arbetet med personalhandboken påbörjas

En bra start är att gå igenom vilka områden som ska prioriteras. Ni bör sträva efter ett dokument som kan användas långsiktigt men i vissa fall kan de kortsiktiga frågorna behöva åtgärdas först. Ett exempel är att en fråga rörande anställningsavtal snabbt skapar nya frågor om vad det är för arbetstider som ska gälla, vad anställda ska få för övertidsersättning eller hur bonus ska hanteras. I det här fallet kan ni beskriva vad som gäller för upprättande av anställningsavtal men de nya frågorna behöver ni kanske lite mer tid att fundera kring hur ni långsiktigt vill att det ska hanteras inom respektive område.

Ni bör även göra upp en plan för vem eller vilka som ska ansvara för att personalhandboken hela tiden hålls uppdaterad och i tiden. Kanske har olika personer i företaget ansvar för olika delar av handboken. Eller så är det en och samma person som ansvarar för hela processen och uppdaterar den i och med att nya riktlinjer eller rutiner uppdagas hos företaget. I de flesta fall handlar det om en person med HR-funktion, en personalansvarig, som sköter hanteringen av en personalhandbok, men det finns inga regler eller krav för det.

Varför är en personalhandbok så viktig?

Personalhandboken är enormt viktig för både företaget och dess anställda. Först och främst skapar den en trygghet och en enhetlighet. Den fungerar som ett uppslagsverk där de anställda enkelt själva kan se vad dom har för förmåner och rättigheter i sin anställning. Man slipper spekulationer och feltolkningar. Det är ju ofta företag har förmåner som de anställda inte känner till, och det är såklart tråkig. När det händer så får man inte fram vilken bra arbetsgivare man faktiskt är.

Är det krav att ha en personalhandbok?

Till skillnad mot exempelvis en arbetsmiljöpolicy finns det inga lagstadgade krav på att ett företag ska ha en personalhandbok. Men det finns nog inget enskilt dokument som underlättar arbetsdagen så mycket som denna typ av handbok.

Vad får man som företagare inte missa att ha med i personalhandboken?

• Företagets ledord, vision och målsättning.
• Anställning.
• Arbetstid, raster och tidrapportering.
• Semester och ledighet.
• Förmåner. 
• Sjukfrånvaro.
• Tjänsteresor.
• Arbetsmiljöfrågor. 

Dessa är bara exempel och företag kan helt själva välja vilka delar som ska finnas med och vilka punkter som kanske ska fokuseras extra mycket på i personalhandboken.

Det bör även finnas med sekretessregler, behandling av personuppgifter (GDPR) samt datapolicy inom bolaget. 

Omfattning av företagets personalhandbok kan vara olika beroende på företagets storlek. Mindre företag som är i en tillväxtprocess kanske inte har en så utförlig personalhandbok till en början, utan bygger på den successivt i takt med företagets utveckling - till skillnad mot större företag där man bör ha med även delar som ägare och ledningsgrupp, mål och affärsplan.

 Behöver ni ytterligare hjälp eller vägledning är ni varmt välkommen att kontakta oss! Vi kan hjälpa er att se över och komplettera er befintliga personalhandbok, eller så kan vi hjälpa er att ta fram en helt ny.